Ce vei afla din acest articol
- De ce pregătirea pentru un control ANAF începe cu mult înainte de notificare.
- Ce documente sunt verificate cel mai frecvent.
- Care sunt cele mai comune greșeli întâlnite în practică.
- Cum te poate ajuta o contabilitate bine organizată.
Există un telefon pe care aproape niciun antreprenor nu își dorește să îl primească.
„Bună ziua! Vă contactăm din partea ANAF…”
Indiferent dacă ai o firmă înființată de câteva luni sau conduci o afacere de mulți ani, primul gând este aproape întotdeauna același:
„Oare avem toate documentele în ordine?”
Este o reacție firească.
În aproape 20 de ani de experiență în contabilitate am întâlnit antreprenori aflați la început de drum, dar și companii cu cifre de afaceri importante, care au avut aceeași emoție atunci când au aflat că urmează un control fiscal.
Nu pentru că aveau ceva de ascuns.
Ci pentru că nu știau dacă documentele firmei lor sunt suficient de bine organizate pentru a demonstra rapid și clar activitatea desfășurată.
Experiența ne-a arătat un lucru simplu:
Un control fiscal nu se trece cu explicații bune. Se trece cu documente bine organizate.
Controlul nu începe când primești notificarea
Una dintre cele mai mari greșeli este să crezi că pregătirea pentru un control începe în momentul în care primești notificarea din partea ANAF.
În realitate, controlul începe în fiecare zi în care administrezi firma.
Atunci când emiți o factură, faci o plată, semnezi un contract, achiziționezi un echipament sau retragi bani din casierie, fiecare operațiune trebuie să fie susținută de documente justificative și înregistrată corect.
Inspectorii fiscali analizează documentele și modul în care acestea reflectă activitatea firmei. Cu cât evidența este mai clară și mai bine organizată, cu atât verificarea se desfășoară mai ușor.
Cum se desfășoară, în general, un control fiscal?
Fiecare control are particularitățile sale, însă, în linii mari, inspectorii urmăresc să înțeleagă dacă activitatea firmei este susținută de documentele existente.
În funcție de obiectul verificării, pot fi solicitate:
- facturi emise și primite;
- contracte;
- extrase bancare;
- documente de încasare și plată;
- registre contabile;
- documente privind salariile;
- alte documente justificative.
În anumite situații pot fi solicitate și explicații privind anumite tranzacții sau modul în care au fost înregistrate anumite operațiuni.
Ce documente ar trebui să ai întotdeauna pregătite?
O contabilitate bine organizată înseamnă mai mult decât existența documentelor. Înseamnă să le poți găsi rapid și să demonstrezi ușor desfășurarea activității firmei.
Printre documentele care ar trebui să fie întotdeauna organizate se numără:
- facturile emise și primite;
- contractele cu clienții și furnizorii;
- extrasele de cont;
- documentele de plată și încasare;
- documentele justificative pentru cheltuieli;
- registrul de casă, dacă este utilizat;
- documentele privind activele firmei;
- documentele de personal, dacă există angajați.
O arhivare corectă economisește timp atât antreprenorului, cât și contabilului.
Cele mai frecvente greșeli
Din experiența noastră, problemele apar rareori din rea-credință.
De cele mai multe ori, dificultățile sunt cauzate de lipsa organizării.
Printre cele mai întâlnite situații se numără:
- documente lipsă;
- contracte nesemnate;
- documente justificative incomplete;
- diferențe între documentele existente și evidența contabilă;
- arhivarea necorespunzătoare a actelor;
- lipsa explicațiilor pentru anumite operațiuni.
Aceste situații pot prelungi controlul și pot genera solicitări suplimentare din partea inspectorilor.
Rolul contabilului într-un control fiscal
Mulți antreprenori consideră că rolul contabilului se rezumă la înregistrarea documentelor și depunerea declarațiilor fiscale.
În realitate, contabilul are și rolul de a ajuta firma să își organizeze corect documentele, să identifice din timp eventualele neconcordanțe și să ofere sprijin atunci când apar întrebări privind tratamentul contabil sau fiscal al unor operațiuni.
O colaborare constantă între administrator și contabil reduce semnificativ riscul apariției unor probleme în timpul unui control.
Ce poți face chiar de astăzi?
Nu este nevoie să aștepți un control pentru a verifica dacă firma ta este bine organizată.
Începe cu câteva verificări simple:
✅ poți explica în câteva minute cu ce se ocupă firma ta;
✅ documentele importante sunt arhivate și ușor de găsit;
✅ contractele sunt semnate și actualizate;
✅ documentele justificative sunt complete;
✅ comunici constant cu contabilul atunci când apar operațiuni noi sau neobișnuite.
Aceste obiceiuri simple pot face diferența atunci când apare o verificare din partea autorităților.
Concluzie
Un control ANAF nu trebuie privit ca un motiv de panică.
Atunci când activitatea firmei este organizată, documentele sunt complete, iar contabilitatea este ținută corect, verificarea devine mult mai ușor de gestionat.
De cele mai multe ori, diferența dintre un control dificil și unul care se desfășoară fără probleme nu o face norocul, ci modul în care firma și-a organizat activitatea de zi cu zi.
Ai nevoie de ajutor?
Dacă ai întrebări despre organizarea documentelor, obligațiile firmei sau dorești să te asiguri că evidența contabilă este pregătită pentru orice verificare, echipa Smart Team Cont îți stă la dispoziție.
