Ce vei afla din acest articol

• Ce documente poate solicita ANAF în timpul unui control fiscal.
• De ce este importantă organizarea documentelor firmei.
• Ce se întâmplă dacă anumite documente lipsesc.
• Cum te poți pregăti pentru a evita întârzierile și problemele în timpul verificării.

Atunci când auzi că urmează un control ANAF, una dintre primele întrebări este:

„Ce documente trebuie să pregătesc?”

Răspunsul nu este întotdeauna simplu.

Documentele solicitate diferă în funcție de obiectul controlului, perioada verificată și activitatea firmei. Totuși, există o serie de documente care sunt solicitate frecvent și pe care orice antreprenor ar trebui să le aibă organizate și ușor de prezentat.

O evidență contabilă bine pusă la punct nu înseamnă doar respectarea obligațiilor legale. Înseamnă și posibilitatea de a demonstra rapid modul în care s-au desfășurat operațiunile firmei.

De ce solicită ANAF documente?

Scopul unui control fiscal este verificarea modului în care firma și-a îndeplinit obligațiile fiscale și contabile.

Inspectorii analizează documentele pentru a verifica dacă operațiunile înregistrate reflectă activitatea reală a societății și dacă taxele au fost declarate și plătite conform legislației aplicabile.

În funcție de tipul controlului, pot fi analizate toate operațiunile unei perioade sau doar anumite tranzacții.

Ce documente sunt solicitate cel mai frecvent?

Lista poate varia de la o firmă la alta, însă printre documentele solicitate cel mai des se numără:

• facturile emise către clienți;
• facturile primite de la furnizori;
• contractele comerciale;
• extrasele de cont bancar;
• documentele de încasare și plată;
• registrul de casă, dacă este utilizat;
• documentele justificative pentru cheltuieli;
• registrele și evidențele contabile obligatorii;
• documentele privind mijloacele fixe și stocurile;
• documentele de personal și statele de plată, dacă firma are angajați.

În anumite situații pot fi solicitate și documente suplimentare, în funcție de specificul activității sau de obiectivele controlului.

Trebuie prezentate toate documentele firmei?

Nu neapărat.

Inspectorii solicită, de regulă, documentele relevante pentru perioada și operațiunile verificate.

Cu toate acestea, este recomandat ca toate documentele firmei să fie arhivate și organizate corespunzător. Uneori, în timpul verificării pot apărea întrebări suplimentare care necesită consultarea altor documente decât cele solicitate inițial.

O organizare eficientă economisește timp și reduce stresul atât pentru administrator, cât și pentru contabil.

Ce se întâmplă dacă lipsesc anumite documente?

Lipsa documentelor justificative poate îngreuna desfășurarea controlului și poate conduce la solicitarea unor explicații suplimentare sau la stabilirea unor măsuri de către autoritățile fiscale, în funcție de situația concretă și de prevederile legale aplicabile.

Dacă observi că anumite documente lipsesc, este recomandat să discuți cât mai repede cu contabilul pentru a identifica soluțiile disponibile și pentru a stabili ce documente pot fi reconstituite sau obținute din nou, acolo unde legislația permite.

Cel mai important este ca problema să fie identificată înainte de începerea controlului, nu în timpul acestuia.

Cum îți organizezi documentele mai eficient?

Nu este nevoie de un sistem complicat.

De cele mai multe ori, câteva reguli simple sunt suficiente:

• arhivează documentele cronologic;
• separă documentele pe categorii (facturi, contracte, extrase bancare etc.);
• păstrează și copii digitale, acolo unde este posibil;
• verifică periodic dacă lipsesc documente;
• transmite documentele către contabil în timp util, nu doar la sfârșitul trimestrului sau al anului.

O organizare bună îți va economisi timp nu doar în cazul unui control ANAF, ci și în activitatea de zi cu zi.

Rolul contabilului

Contabilul nu are doar rolul de a înregistra documentele și de a depune declarațiile fiscale.

Un contabil implicat poate identifica din timp lipsa unor documente, poate solicita completarea acestora și te poate ajuta să pregătești informațiile necesare înainte de un control.

O colaborare constantă între administrator și contabil reduce riscul apariției unor situații neplăcute și contribuie la o evidență contabilă mai bine organizată.

Concluzie

Documentele reprezintă baza oricărei evidențe contabile și fiscale.

Atunci când sunt complete, organizate și ușor de identificat, un control fiscal se desfășoară mult mai eficient.

Indiferent de dimensiunea firmei, merită să investești timp în organizarea documentelor și să colaborezi constant cu contabilul pentru a preveni eventualele probleme.

Ai nevoie de ajutor?

O evidență contabilă bine organizată începe cu documente complete și o colaborare eficientă cu contabilul.

Dacă ai nevoie de sprijin în organizarea documentelor firmei sau dorești să te asiguri că evidența contabilă este pregătită pentru un eventual control fiscal, echipa Smart Team Cont îți stă la dispoziție.